Quản lý kho là một công việc vô cùng quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Hoạt động bảo trì quản lý trong ngày nay càng được chú trọng hơn bao giờ hết. Những việc kiểm kho vào cuối tháng là cơn ác mộng của bất kỳ chủ cửa hàng nào. Vì ngay từ thời điểm khi bắt đầu kinh doanh với quy mô nhỏ, chưa có nhiều hàng hóa để có tồn kho, nên bạn đã chủ quan, chưa tạo cho nhân viên thói quen kiểm kho thường xuyên. Dần dần, khi hàng hóa nhiều hơn, bạn và nhân viên không có thời gian chuẩn bị mà phải lao vào vòng xoáy bán hàng, nhập hàng về liên tục để bán cho khách. Điều đó sẽ được giải quyết nếu bạn biết quản lý xuất nhập tồn bằng Excel bảng tính hiện đang được dùng phổ biến hiện nay. Chỉ cần với vài thao tác trên bảng tính Excel bạn đã có thể cập nhật được số liệu tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Tầm quan trọng của quản lý tồn kho
Nếu không thực hiện kiểm kho thường xuyên, cửa hàng của bạn sẽ gặp nhiều bất cập như:
- Không có số liệu chính xác sản phẩm nào còn hay hết hàng để báo khách.
- Không biết mẫu hàng nào còn size nào, màu nào để báo khách khi được yêu cầu.
- Khi bị trộm mất hàng, thất thoát doanh thu cũng không thể kết luận hay kiểm tra được.
- Tạo lỗ hổng lớn cho nhân viên gian lận, gây thất thoát doanh thu của cửa hàng.
- Hàng hóa trong cửa hàng luôn trong tình trạng bừa bộn, loại này lẫn sang loại kia, khiến khách hàng lúc vào mất thiện cảm và khó khăn trong việc lựa chọn.
Lưu ý: Các hình ảnh thực hiện tính toán trong bài viết này sử dụng dữ liệu mẫu cơ bản cho một cửa hàng thời trang, bạn có thể linh hoạt thay đổi sản phẩm cho phù hợp với loại hình kinh doanh của cửa hàng mình mình. Nếu bạn muốn cập nhật thêm doanh thu, lợi nhuận theo ngày hoặc tháng thì chỉ cần thêm các cột giá nhập, giá bán, doanh thu, lợi nhuận theo thứ tự vào từng bảng tính rồi dùng phép tính toán đơn giản để ra các giá trị tương ứng.
Quản lý xuất nhập tồn bằng Excel bảng tính hiện đang được dùng phổ biến tại nhiều cửa hàng
Excel là công cụ bảng tính có hỗ trợ những tính năng sắp xếp, tính toán số liệu quan trọng mà bạn có thể áp dụng để tính toán, cập nhật số liệu tồn kho một cách nhanh chóng nhất.
Lập bảng xuất – nhập – tồn kho theo ngày
Đầu tiên, bạn cần phân biệt mỗi ngày sẽ là một bảng tính riêng (sheet riêng) để tiện theo dõi và cập nhật chính xác. Trong mỗi bảng tính sẽ bao gồm các cột được sắp xếp như trong hình:
- Tồn đầu ngày của hôm nay sẽ lấy số liệu tồn cuối ngày của hôm trước.
- Ở cột “nhập trong ngày”, bạn chỉ cần điền số lượng nhập hàng trong ngày của từng loại hàng hóa. Nếu không nhập loại hàng đó thì điền bằng 0. Bạn cần lưu ý với nhân viên là thời điểm hàng về lúc nào thì phải nhập lên file excel ngay để quản lý được chính xác tồn kho.
- Ở cột “xuất bán trong ngày”, mỗi khi bán ra bất kỳ sản phẩm nào, nhân viên chỉ cần ghi chú số lượng bán của nó vào đúng ô xuất bán tương ứng. Nếu hàng đó được mua nhiều lượt trong ngày, nhân viên chỉ cần ghi số tổng của loại hàng đó vào.
- Tồn cuối ngày ngay lập tức được tự động tính bằng công thức bên dưới để ra giá trị chính xác nhất. Đây chính là cơ sở để bạn xác định số lượng tồn kho chính xác của sản phẩm để thông báo cho khách.
Lập bảng xuất – nhập – tồn kho theo tháng
Bảng xuất nhập tồn của tháng bao gồm các thông số tương tự như của ngày:
- Tồn đầu tháng được tính bằng tồn của ngày đầu tiên trong tháng.
- Nhập trong tháng bằng tổng cộng số lượng hàng nhập của tất cả các ngày trong tháng.
- Xuất bán trong tháng bằng tổng cộng hàng số lượng xuất bán của tất cả các ngày trong tháng.
- Tồn cuối tháng = số lượng tồn đầu tháng + nhập trong tháng – xuất bán trong tháng. Con số này phải đảm bảo trùng khớp với tồn của ngày cuối cùng trong tháng.
Nhược điểm của việc quản lý tồn kho bằng Excel
Quản lý tồn kho bằng excel có ưu điểm lớn là tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nó vẫn ẩn chứa những nhược điểm sau:
- Dữ liệu sẽ bị mất nếu quên lưu lại hoặc mất điện đột ngột chưa kịp lưu.
- Phải lưu trữ số lượng nhiều file excel cho mỗi tháng, khi cần tra cứu theo từng khoảng thời gian cố định (ví dụ từ 15/7 tới 15/8) hoặc theo dõi theo từng tuần, theo năm thì phải cộng thủ công bằng tay rất mất thời gian.
- Không thể tiến hành in hóa đơn để tránh thất thoát.
- Nếu khách trả hàng thì không thể tiến hành tra cứu lại xem khách đã mua hàng ngày nào, mua những gì.
- Nhân viên phải biết cách sử dụng thành thạo các hàm tính toán trong excel, vì chỉ cần một sai sót nhỏ thì sẽ sai tất cả số liệu (tồn đầu ngày này lấy số liệu từ tồn cuối ngày hôm trước nên sẽ bị sai dây chuyền).
- Bạn không thể tra cứu tồn kho nhanh chóng trên thiết bị điện thoại, giả sử trong trường hợp đi du lịch khi nghỉ lễ thì không thể biết được tình hình kinh doanh của cửa hàng nếu không hỏi nhân viên, số liệu sẽ không chắc chắn.
Nếu những nhược điểm trên khiến bạn cảm thấy không hài lòng, bạn nên tham khảo thêm các phần mềm quản lý kho với những ưu điểm vượt trội. Hơn 80% chủ cửa hàng đã tin dùng các phần mềm quản lý kho uy tín trên thị trường. Ngại gì mà không thử bỏ ra chi phí để sở hữu phương pháp quản lý tối ưu nhất. Mặc dù quản lý xuất nhập tồn bằng Excel bảng tính hiện đang được dùng phổ biến, nhưng chủ cửa hàng cần dựa vào tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp để đưa ra quyết định chính xác nhất.
