Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy là như thế nào? Có đảm bảo về giá trị pháp lý hay không? Cần những điều kiện gì thì mới có thể thực hiện điều chỉnh, hay cần chú ý những gì khi chuyển đổi không? Đây có lẽ là những câu hỏi, thắc mắc của rất nhiều người. Hiểu được điều này, hôm nay chúng tôi sẽ đem đến cho bạn những câu trả lời chi tiết nhất. Hãy cùng dõi theo bài viết của chúng tôi ngay sau đây nhé!
Đôi nét về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trên thực tế thì so với hóa đơn dạng giấy, thì hóa đơn dạng điện tử sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích có vẻ thiết thực hơn rất nhiều. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp đặc biệt thì nhu cầu chuyển đổi từ hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy cũng nhiều hơn.
Vậy hóa đơn được thực hiện chuyển đổi đó sẽ như thế nào, và có giá trị gì trong pháp luật, trước tiên chúng ta cùng nhau tìm hiểu đôi nét về dạng hóa đơn được chuyển đổi này nhé!
Khái niệm về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Theo như quy định của pháp luật, việc bạn thực hiện chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy, bạn cần chắc chắn rằng đã đảm bảo được sự trùng khớp giữa hóa đơn dạng điện tử trước đó, so với hóa đơn dạng giấy đã được chuyển đổi.
Lúc bấy giờ, các chứng từ dạng giấy sẽ:
- Có giá trị trong việc lưu trữ để thực hiện ghi sổ
- Thực hiện theo dõi theo như quy định của luật pháp về các giao dịch dạng điện tử, về vấn đề kế toán.
- Chứng từ giấy này sẽ không có đủ hiệu lực trong vấn đề thanh toán, cũng như giao dịch. Tuy nhiên, nếu trường hợp chứng từ được tạo nên từ máy tính tiền có kết nối dạng điện tử đối với cơ quan về thuế thì vẫn thực hiện được việc thanh toán, giao dịch.
Giá trị pháp lý hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Nếu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử vẫn đảm bảo được được các yêu cầu liên quan đến tín vẹn toàn của thông tin đã có trên hóa đơn điện tử gốc, thì lúc này hóa đơn vẫn có giá trị về pháp lý.
Và đã được thực hiện chuyển đổi các ký hiệu riêng, họ tên cũng như chữ ký của người đã thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn, theo như quy định của luật pháp về vấn đề chuyển đối hóa đơn.
Ký hiệu riêng của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Phải bao gồm đầy đủ tất cả các thông tin sau đây trên ký hiệu riêng khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy. Cụ thể như sau:
- Phải ghi thật rõ ràng trên bản hóa đơn chuyển đổi dòng chữ để phân biệt được đâu là hóa đơn gốc, đâu là hóa đơn đã được chuyển đổi “HÓA ĐƠN ĐƯỢC CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Thời gian chuyển đổi
- Tên của hóa đơn, ký hiệu dạng mẫu, ký hiệu của hóa đơn, số thứ tự của hóa đơn
- Thông tin của người mua, bán
- Chữ ký hợp pháp dạng hợp pháp lý
Nguyên tắc hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang dạng giấy
Theo như pháp luật quy định, thì khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử bạn cần phải tuân thủ đúng nguyên tắc sau đây:
- Người thực hiện bán hàng được quyền chuyển đổi duy nhất một lần hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy nhằm trong quá trình thực hiện lưu thông có thể minh chứng được rõ ràng nguồn gốc của hàng hóa dạng hữu hình.
Điều kiện để hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Bên cạnh nguyên tắc, thì khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử bạn cần phải tuân thủ đúng các điều kiện được nêu ngay sau đây:
- Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn dạng điện tử cần phải được phản ánh một cách chính xác nội dung có trên hóa đơn bản gốc
- Khi chuyển đổi từ hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy cần phải có ký hiệu riêng phản ánh được điều này.
- Phải có đầy đủ họ tên cũng như chữ ký của người thực hiện việc chuyển đổi từ hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy.
Quy trình thực hiện chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy
Hiện nay, có thể nói nhu cầu các doanh nghiệp mong muốn chuyển đổi các hóa đơn dạng điện tử của họ sang dạng giấy ngày một nhiều. Vì vậy, sau khi đã đảm bảo được các nguyên tắc, cũng như điều kiện cần phải thực hiện thì bạn sẽ thực hiện quy trình chuyển đổi hóa đơn từ dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy như sau:
- Bước 1: Thực hiện việc đăng nhập vào bên trong hệ thống phần mềm của hóa đơn dạng điện tử
- Bước 2: Tìm kiếm những hóa đơn bạn muốn thực hiện việc chuyển đổi từ dạng điện tử sang dạng giấy
- Bước 3: Chọn vào chức năng thực hiện in để chuyển đổi
- Bước 4: Lúc bấy giờ phần mềm của hóa đơn dạng điện tử sẽ kết nối trực tiếp với máy in. Từ đó giúp bạn chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy.
Những chú ý về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử
Vậy bạn cần chú ý những vấn đề sau đây khi thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy. Cụ thể như sau:
- Hóa đơn dạng điện tử cần phải có đầy đủ các thông tin, họ tên, cũng như chữ ký của người đại diện về pháp luật bên phía của người bán hàng.
- Để đảm bảo tính pháp lý thì người thực hiện bán hàng được quyền chuyển đổi duy nhất một lần hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy.
- Đối với những lần tiếp theo vẫn thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử sang hóa đơn dạng giấy thì chỉ phục vụ cho chức năng lưu trữ nội bộ, hay để phục vụ việc xem lại hóa đơn.
Lời kết
Qua bài viết, chúng tôi đã đem đến cho bạn những thông tin cơ bản nhất về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy. Cụ thể như giá trị pháp lý, nguyên tắc chuyển đổi, điều kiện để chuyển đổi, hay quy trình, và những chú ý cần thiết.
Vì vậy, hy vọng với những chia sẻ này, chúng tôi có thể một phần nào đó giúp bạn thực hiện chuyển đổi hóa đơn dạng điện tử sang dạng giấy một cách dễ dàng hơn.
